Témoignages

Région Aquitaine

L’Hôtel de Région est équipé de deux automates avec lesquels nous gérons une cinquantaine de véhicules, dont une quinzaine de vélos, mais également des clefs permettant d’emprunter d’autres objets tels des ordinateurs portables. A terme, il est prévu de l’utiliser pour gérer des GPS — pour les véhicules qui n’en sont pas équipés — voire des cartes de transport en commun.

Auparavant, les véhicules en pool était gérés grâce à un logiciel interne, mais la solution GIR a permis d’obtenir la traçabilité des clefs et de leurs mouvements qui faisait réellement défaut. Les agents du Conseil Régional ont également pu gagner en autonomie car ils obtiennent la clef du véhicule au plus près du parking, sans détour préalable par un autre service.

Outre un gain de temps en termes de gestion, le principal avantage de la solution GIR est sa fiabilité, que l’on parle de la partie matérielle ou du logiciel. Les reportings fournis par ce dernier permettent d’alimenter nos tableaux de bord et de mettre à jours nos différents indicateurs. C’est également un outil permettant de mesurer et d’optimiser la taille du parc en fonction des utilisations.

Par ailleurs, le paramétrage que nous avons pu mettre en place a permis d’homogénéiser les kilométrages des différents véhicules, notamment afin d’être en cohérence avec les kilométrages des contrats de location.

Philippe Sodigné — Directeur de la Logistique et du Patrimoine Conseil Régional d'Aquitaine

Ville de Saint-Étienne

5 sites sur la commune de Saint-Etienne sont à ce jour équipés de la solution GIR, ce qui représente 126 véhicules en pool, dont 6 vélos à assistance électrique et 3 véhicules électriques. Le système de gestion des véhicules en pool a permis d’optimiser la taille du parc et de mettre des véhicules à la disposition de plus de 700 agents. Le logiciel a pu être paramétré afin de définir des catégories adaptées à certains types de déplacements ; ainsi, certains véhicules sont plus particulièrement dédiés aux emprunts liés aux déplacements hors agglomération, impliquant un plus grand kilométrage.

David Senger — Responsable Gestion Flotte Mécanique de la Direction Achats et Logistique — Mairie de Saint Etienne

Lille Métropole

La Communauté Urbaine de Lille a commencé la mise en pool de ses véhicules il y a plusieurs années pour atteindre à ce jour 10 sites équipés, permettant de gérer près de 500 véhicules et environ 85 vélos. La solution logicielle s’est montrée suffisamment souple pour prendre en compte nos règles de gestion, et notamment la possibilité de gérer des emprunts sans réservation préalable.

Philippe Manceau — Responsable de l'unité fonctionnelle Gestion des Parcs — Lille Métropole

SDIS 44

Le SDIS 44 gère à ce jour des pools sur 8 sites différents, soit environ 150 véhicules devant être disponibles 24h/24h et 7 jours sur 7. Le logiciel permet à ce jour de gérer des véhicules variés et dotés d’équipements spécifiques, destinés pour certains à des usages particuliers (chaîne de commandement des opérations de secours par exemple) qui nécessitent donc une gestion fine.

La solution a permis de fournir des indicateurs, véritables outils d’aide à la prise décision dans le cadre de l’optimisation du parc. Ainsi, le nombre de véhicules en pools a pu être réduit, tout en les mettant à disposition d’un nombre plus important d’utilisateurs.

Philippe Simon-Le-Guern — Chef du Groupement Ressources Administratives et Juridiques — SDIS 44

Seine-Saint-Denis

Le Conseil Général de Seine-Saint-Denis gère à ce jour 310 véhicules en pool répartis sur 9 sites, par le biais d'armoires de gestion automatisées. Outre des automobiles, la solution permet également de gérer des scooters et des petits équipements (talkies-walkies).

Le système de gestion automatisée permet la mutualisation des ressources et augmente leur disponibilité. Il fonctionne sans réservation préalable mais une bascule sur un système avec réservation est envisagée. Les données générées par l’application ont permis de mesurer l’activité et de jauger la taille du parc. Le système offre par ailleurs une traçabilité appréciable des différents mouvements de véhicules et permet de mesurer leur utilisation.

Khalid Abdellahi — Chef de bureau de la flotte automobile — Conseil Général de Seine Saint-Denis

Val-de-Marne

La solution GIR permet au Conseil Général du Val de Marne de gérer 188 véhicules répartis sur 7 pools, ce qui représente environ 20 % de son parc global.

Le système a été organisé d’une part avec des véhicules légers, empruntables sur réservation, et d’autre part avec des véhicules utilitaires empruntables sans réservation, mais dédiés à certains personnels. Des vélos de services sont également gérés de la même façon.

Le projet a démarré avec la mutualisation sur deux sites des véhicules de différents services. Cela a permis d’améliorer la disponibilité des ressources et l’autonomie des collaborateurs qui ne dépendaient plus d’un agent pour réserver leurs véhicules.

Il faut compter 6 mois à un an après la mise en route du système pour avoir une visibilité suffisante qui permet d’analyser l'utilisation des pools. Il est alors possible de procéder à des réajustements afin de les équilibrer et de rationaliser leur taille en fonction des besoins réels.

La saisie du kilométrage, associée aux informations relatives aux véhicules enregistrées dans le logiciel, permet de planifier les entretiens et contrôles techniques. Par ailleurs, les agents peuvent signaler directement sur l’automate toute anomalie au retour du véhicule ; le gestionnaire en est alors informé immédiatement et peut prendre les dispositions nécessaires.

La solution GIR est un outil fiable qui est devenu indispensable dans les prises de décisions, les éléments de reporting fournissant des statistiques en temps réel. L’outil donne une meilleure visibilité, notamment en ce qui concerne les taux d’utilisation. Il permet également de favoriser le roulement de tous les véhicules, sans qu’aucun ne reste inutilisé. Les frais liés à une éventuelle immobilisation sont donc éliminés et les pools restent homogènes.

Marc Coquebert de Neuville — Chef du service Parc Automobile — Conseil Général du Val de Marne

Communauté Urbaine de Strasbourg

La mise en place du système GIR a permis à la Communauté Urbaine de Strasbourg de simplifier sa gestion des véhicules en pool et d’améliorer la qualité du service. En effet, auparavant, il n’était possible de réserver un véhicule qu’au maximum 24 heures à l’avance et par téléphone.

La solution GIR a amélioré la qualité du service en termes de disponibilité des véhicules, et la mise en place des automates a permis d’augmenter la plage horaire durant laquelle il est possible de prendre les clefs. Les agents ont ainsi pu gagner en autonomie dans l’organisation de leurs déplacements. Ce sont aujourd'hui près d’une centaine de véhicules et une cinquantaine de vélos qui sont mis à disposition des agents sur 3 sites.

L’application informatique est simple d’utilisation et n’a pas nécessité de formation des utilisateurs finaux. Elle a pu s’adapter à notre organisation, permettant notamment d’effectuer des réservations pour le compte de tiers (agents n’ayant pas de poste informatique à disposition).

C.P. — Communauté Urbaine de Strasbourg

SDIS 26

Le SDIS 26 s’est équipé de la solution GIR afin de rassembler une vingtaine de véhicules en un pool unique.

Les objectifs principaux étaient de :

• fusionner 4 pools gérés manuellement,
• établir des règles de gestion connues de tous,
• obtenir une meilleure traçabilité des emprunts ainsi qu’une remontée en temps réel des informations (incidents, etc).

Les données obtenues après une mise en route voilà un peu plus d’un an permettent d’avoir une bonne visibilité sur l’utilisation des véhicules. Elles permettront à terme de prendre des décisions en ce qui concerne l’optimisation de la taille du parc.

Colonel Nicolas Ribes — Chef Groupement des Services techniques — SDIS 26